Configurer Songtrust Spotlight en 5 étapes

Songtrust Spotlight est une couche d'analyse des redevances qui s'ajoute à votre compte d'administration d'édition musicale. Elle révèle où se déroulent vos écoutes, quels territoires génèrent des redevances de performance, et où existent des lacunes entre ce que vous avez enregistré et ce qui rapporte réellement. Pour les auteurs-compositeurs indépendants qui gèrent leurs propres catalogues, Songtrust Spotlight transforme les données brutes de distribution des CMO en informations exploitables. Ce guide couvre les cinq étapes pour le mettre en marche : connecter votre compte, importer les métadonnées du catalogue, mapper les sources de distribution, configurer les préférences de suivi et exécuter votre première synchronisation.

Ce que Songtrust Spotlight fait réellement pour votre catalogue

Songtrust Spotlight agrège les données des PRO, des MRO et des DSP pour vous offrir une vue unifiée de vos revenus d' édition musicale. Il suit les redevances mécaniques des services de streaming, les redevances de performance des CMO comme ASCAP et PRS for Music, et les placements de synchronisation signalés via les flux DDEX. Le tableau de bord détaille les revenus par œuvre, territoire et type de redevance, vous permettant de constater qu'un titre spécifique a généré 47 € de redevances de performance allemandes au dernier trimestre ou que votre ISRC génère des revenus mécaniques au Brésil mais pas aux États-Unis.

Les services d'administration d'édition musicale de base enregistrent vos œuvres et collectent ce que les CMO distribuent. Spotlight ajoute une couche de surveillance qui signale les écarts. Si Spotify rapporte 100 000 écoutes en France mais que la SACEM ne montre aucune redevance mécanique correspondante six mois plus tard, Songtrust Spotlight révèle cette lacune. Il ne remplace pas votre administrateur d'édition ; il rend votre administration existante plus transparente. Vous avez toujours besoin de Songtrust (ou d'un autre administrateur) pour enregistrer les œuvres et collecter les redevances des auteurs-compositeurs. Spotlight vous indique si ce processus fonctionne correctement.

Avant de commencer : ce que vous devez avoir prêt

Vous avez besoin d'un compte Songtrust actif avec au moins une œuvre enregistrée. Spotlight ne peut pas extraire de données d'un catalogue vide. Rassemblez vos numéros IPI et CAE pour chaque auteur-compositeur et entité d'éditeur dans vos répartitions. Si vous avez coécrit un titre, vous avez également besoin des numéros IPI de vos collaborateurs, car Spotlight les croise avec les bases de données des CMO pour vérifier les chaînes de propriété.

Rassemblez la documentation des feuilles de répartition pour chaque œuvre. Spotlight vérifie vos pourcentages de propriété revendiqués par rapport à ce que les PRO ont enregistré. Une discordance entre votre feuille de répartition (vous revendiquez 50 %) et ce qu'ASCAP indique (vous êtes à 33 %) bloquera un suivi précis jusqu'à ce que vous la résolviez. Ayez vos codes ISWC prêts si les œuvres sont déjà enregistrées à l'international. Pour les œuvres distribuées numériquement, compilez une liste d'ISRC liés à chaque composition. Spotlight utilise la correspondance ISRC pour lier les données de streaming des DSP à l'œuvre sous-jacente correcte.

Si vous utilisez un distributeur comme DistroKid, TuneCore ou CD Baby, ayez vos identifiants de connexion à portée de main. Spotlight a besoin d'un accès API pour extraire les données de streaming et de vente directement de ces plateformes. Ces conseils d'édition musicale s'appliquent que vous configuriez Songtrust Spotlight pour la première fois ou que vous auditiez un catalogue existant.

Étape un : connectez votre compte Songtrust

Connectez-vous à votre tableau de bord Songtrust et accédez à la section Spotlight, généralement sous Paramètres du compte ou Intégrations. Cliquez sur "Connecter Spotlight" et authentifiez-vous en utilisant vos identifiants Songtrust existants. Spotlight demande un accès en lecture à vos métadonnées de catalogue, aux enregistrements d'œuvres et aux relevés de redevances. Il ne demande pas de permissions d'écriture ; il ne peut pas modifier vos enregistrements ni initier de paiements.

Le flux d'authentification utilise OAuth 2.0. Vous verrez un écran d'autorisations listant les données auxquelles Spotlight peut accéder : titres des œuvres, codes ISWC et ISRC, parts des auteurs-compositeurs et des éditeurs, relevés de redevances historiques et statut d'enregistrement spécifique au territoire. Approuvez ces autorisations. Si vous en refusez, Spotlight ne peut pas fonctionner. Le processus de connexion prend moins de deux minutes. Une fois authentifié, Spotlight affiche un écran de confirmation et commence l'importation initiale du catalogue, que nous couvrons à l'étape deux.

Si vous gérez plusieurs catalogues sous des comptes Songtrust distincts (par exemple, un pour vos propres œuvres et un autre pour une petite société d'édition que vous dirigez), vous devez connecter chaque compte individuellement. Spotlight traite chaque compte Songtrust comme un catalogue distinct avec son propre tableau de bord.

Étape deux : importez et vérifiez les métadonnées de votre catalogue

Spotlight extrait chaque œuvre enregistrée de votre compte Songtrust, y compris les titres des œuvres, les titres alternatifs, les répartitions des auteurs-compositeurs, les répartitions des éditeurs, les codes ISWC et le statut d'enregistrement territorial. L'importation s'exécute automatiquement après la connexion de votre compte. Pour un catalogue de 50 œuvres, cela prend environ 90 secondes. Pour 500 œuvres, attendez-vous à trois à cinq minutes. Vous verrez une barre de progression.

Une fois l'importation terminée, Spotlight affiche un écran de vérification. Il signale les œuvres avec des métadonnées incomplètes : codes ISWC manquants, numéros IPI manquants pour les co-auteurs, ou répartitions qui n'atteignent pas 100 %. Chaque œuvre signalée apparaît avec un message d'erreur spécifique. "ISWC manquant" signifie que l'œuvre est enregistrée auprès de Songtrust mais n'a pas de code international, ce qui limite la capacité de Spotlight à la faire correspondre aux données des CMO étrangers. "Discordance de répartition" signifie que les pourcentages d'auteurs-compositeurs et d'éditeurs que vous avez saisis ne totalisent pas 100 %, ou qu'ils entrent en conflit avec ce qu'une PRO a enregistré.

Examinez chaque œuvre signalée. Pour les ISWC manquants, vérifiez si l'œuvre est enregistrée à l'international. Si elle n'est enregistrée qu'au niveau national (par exemple, auprès d'ASCAP mais pas de GEMA ou JASRAC), vous n'avez peut-être pas encore d'ISWC. C'est acceptable pour le suivi uniquement aux États-Unis, mais cela limite la visibilité sur les redevances européennes ou asiatiques. Pour les discordances de répartition, comparez votre feuille de répartition avec ce que la PRO indique. Si elles diffèrent, vous devez déposer une modification auprès de la PRO avant que Spotlight ne puisse suivre cette œuvre avec précision. Cette étape de vérification permet de protéger les droits musicaux en garantissant que vos enregistrements correspondent à ce que les CMO ont en dossier.

Erreurs de métadonnées courantes qui bloquent la configuration de Songtrust Spotlight

L'erreur la plus fréquente est un numéro IPI manquant pour un co-auteur. Vous avez enregistré l'œuvre auprès de Songtrust et indiqué le nom de votre collaborateur, mais vous n'avez pas fourni son IPI. Spotlight ne peut pas vérifier la propriété sans cela. Solution : obtenez l'IPI de votre co-auteur (il peut le trouver sur la page de son compte PRO) et mettez à jour l'enregistrement de l'œuvre dans Songtrust.

Deuxième erreur la plus courante : des codes ISRC qui ne correspondent à aucun enregistrement connu. Cela se produit lorsque vous saisissez manuellement un ISRC et faites une faute de frappe, ou lorsque votre distributeur attribue un nouvel ISRC à une réédition mais que vous avez toujours l'ancien code dans Songtrust. Spotlight tente de faire correspondre l'ISRC aux bases de données des DSP et échoue. Solution : connectez-vous à votre compte distributeur, confirmez l'ISRC correct et mettez à jour Songtrust.

Troisième : des œuvres enregistrées sous des titres alternatifs qui ne correspondent pas aux métadonnées des DSP. Vous avez enregistré "Track 5 (Demo Version)" auprès de Songtrust, mais Spotify l'indique comme "Track 5". Spotlight ne peut pas faire correspondre automatiquement ces éléments. Solution : ajoutez "Track 5" comme titre alternatif dans Songtrust, ou modifiez le titre de l'œuvre pour qu'il corresponde exactement à ce qui apparaît sur les plateformes de streaming. Pour plus de contexte sur les problèmes d'enregistrement courants, consultez notre guide sur les erreurs d'enregistrement d'édition musicale.

Étape trois : mappez vos sources de distribution et de streaming

Spotlight a besoin d'un accès direct à vos données de streaming et de vente pour comparer ce que les DSP rapportent à ce que les CMO paient. Accédez à l'onglet "Sources" dans Spotlight et cliquez sur "Ajouter un compte de distribution". Sélectionnez votre distributeur dans la liste : DistroKid, TuneCore, CD Baby, AWAL, Stem ou UnitedMasters. Chacun a un processus de connexion légèrement différent, mais tous utilisent des clés API ou OAuth.

Pour DistroKid, vous générez une clé API dans vos paramètres DistroKid sous Intégrations, puis vous la collez dans Spotlight. Pour TuneCore, vous vous authentifiez via OAuth (similaire à l'étape un). Pour CD Baby, vous fournissez l'e-mail de votre compte et un jeton API de votre tableau de bord CD Baby. Une fois connecté, Spotlight extrait les données de streaming pour chaque sortie liée à votre compte. Cela inclut les nombres d'écoutes, les répartitions par territoire et les revenus par titre.

La correspondance ISRC est essentielle ici. Spotlight croise les ISRC de votre distributeur avec les ISRC de votre catalogue Songtrust. S'ils correspondent, Spotlight peut lier les revenus de streaming à la composition correcte et les comparer aux redevances mécaniques que vous devriez recevoir. Si un ISRC de votre compte distributeur n'apparaît pas dans Songtrust, Spotlight le signale comme un enregistrement non correspondant. Vous devrez soit ajouter cet ISRC à l'œuvre correspondante dans Songtrust, soit confirmer que l'enregistrement n'est pas lié à l'une de vos compositions enregistrées (par exemple, s'il s'agit d'une reprise ou d'un titre que vous avez produit mais pas écrit).

Étape quatre : configurez les préférences de suivi des redevances

Spotlight vous permet de filtrer les types de redevances et les territoires que vous souhaitez surveiller. Par défaut, il suit tout : redevances mécaniques, redevances de performance et revenus de synchronisation dans tous les territoires où vous avez des enregistrements. Si vous ne vous souciez que de certains marchés (par exemple, vous êtes un auteur-compositeur basé aux États-Unis qui n'a jamais enregistré d'œuvres en dehors de l'Amérique du Nord), vous pouvez désactiver le suivi pour les CMO européens et asiatiques afin de réduire l'encombrement du tableau de bord.

Définissez des seuils de notification pour les écarts. Spotlight peut vous alerter lorsqu'il détecte un écart entre les redevances attendues et réelles. Par exemple, si un titre génère 50 000 écoutes au Royaume-Uni mais que PRS for Music n'indique aucune redevance mécanique trois mois plus tard, il s'agit d'un écart. Vous pouvez configurer Spotlight pour vous notifier uniquement lorsque le montant manquant dépasse un certain seuil (disons, 50 $ ou 50 €) afin d'éviter le bruit des minuscules différences d'arrondi. Ces annonces d'édition musicale vous aident à rester au fait des redevances de vos auteurs-compositeurs sans vérification manuelle constante.

Choisissez votre devise préférée pour le reporting. Spotlight peut afficher tous les revenus en USD, EUR, GBP ou votre devise locale. Cela n'affecte pas ce que vous recevez réellement (les CMO distribuent dans leurs propres devises), mais cela facilite les comparaisons inter-territoriales. Si vous suivez les redevances de GEMA, SACEM et PRS simultanément, voir tout en EUR ou USD est plus clair que de passer d'une devise à l'autre.

Étape cinq : exécutez votre première synchronisation de données et examinez le tableau de bord

Une fois que vous avez connecté vos comptes, importé votre catalogue, mappé vos sources de distribution et configuré vos préférences, Spotlight effectue sa première synchronisation de données complète. Celle-ci extrait les derniers relevés de redevances de Songtrust, les dernières données de streaming de votre distributeur et les derniers calendriers de distribution des CMO de CISAC et d'autres bases de données de l'industrie. La synchronisation initiale prend 10 à 20 minutes pour un catalogue indépendant typique (moins de 200 œuvres). Les catalogues plus importants peuvent prendre une heure.

Lorsque la synchronisation est terminée, le tableau de bord se remplit de données. Vous verrez une vue d'ensemble montrant les redevances totales collectées au cours des 12 derniers mois, réparties par type (mécanique, performance, synchronisation) et par territoire. En dessous, une ventilation par œuvre liste chaque composition, ses revenus totaux et les écarts signalés. Cliquez sur une œuvre spécifique pour voir les données de streaming, les distributions des CMO et une chronologie indiquant quand les redevances ont été générées par rapport à quand elles ont été payées.

Le tableau de bord affiche également les redevances en attente : revenus que les DSP ou les CMO ont rapportés mais qui ne sont pas encore arrivés sur votre compte Songtrust. C'est normal. La plupart des CMO distribuent trimestriellement ou semestriellement, il y a donc toujours un décalage entre le moment où vous gagnez une redevance et celui où vous la recevez. Spotlight estime les montants en attente en fonction des données de streaming et des taux de paiement historiques, mais ce sont des projections, pas des garanties.

Que faire lorsque Songtrust Spotlight indique des redevances manquantes

Si Spotlight signale un écart (par exemple, 100 000 écoutes Spotify en Allemagne mais aucune redevance mécanique correspondante de GEMA), commencez par vérifier la chronologie. GEMA distribue les redevances mécaniques trimestriellement, et il y a généralement un décalage de reporting de six mois. Si les écoutes ont eu lieu en janvier et que nous sommes en mars, les redevances ne sont peut-être pas encore dues. Vérifiez le calendrier de distribution de GEMA sur leur site Web ou dans le calendrier des CMO de Spotlight.

Si les redevances sont en retard (les écoutes ont eu lieu il y a plus de neuf mois et le CMO a eu deux cycles de distribution depuis lors), déposez une réclamation. Spotlight fournit un bouton "Signaler un écart" qui génère un formulaire de réclamation pré-rempli avec toutes les données pertinentes : ISRC, ISWC, territoire, période, et montant attendu. Soumettez ceci au support de Songtrust. Ils enquêteront auprès du CMO en votre nom. La plupart des réclamations sont résolues dans les 60 à 90 jours, bien que certaines (en particulier celles impliquant des CMO étrangers avec des processus manuels) puissent prendre six mois. C'est ainsi que vous protégez vos droits musicaux lorsque le système ne parvient pas à payer ce qui vous est dû.

À quelle fréquence Spotlight se met à jour et ce qui déclenche des actualisations manuelles

Spotlight se synchronise automatiquement toutes les 48 heures. Il extrait les nouvelles données de streaming de votre distributeur, vérifie les relevés de redevances mis à jour dans votre compte Songtrust et actualise les calendriers de distribution des CMO. Pour la plupart des auteurs-compositeurs, cette fréquence est suffisante car les CMO ne distribuent que trimestriellement ou mensuellement au mieux. Une synchronisation plus fréquente ne ferait pas apparaître de nouvelles données ; elle réextrairait les mêmes relevés.

Vous pouvez déclencher une actualisation manuelle à tout moment en cliquant sur "Synchroniser maintenant" dans le tableau de bord. Utilisez ceci après avoir mis à jour un enregistrement d'œuvre dans Songtrust (par exemple, vous avez ajouté un ISWC manquant ou corrigé une répartition), après que votre distributeur a sorti un nouveau titre, ou après une date de distribution d'un CMO. Les synchronisations manuelles prennent trois à cinq minutes. Vous êtes limité à une synchronisation manuelle par heure pour éviter la surcharge du serveur.

Les calendriers de distribution des CMO varient considérablement. ASCAP et BMI distribuent les redevances de performance trimestriellement. SESAC distribue mensuellement. PRS for Music distribue trimestriellement pour la plupart des types de revenus mais mensuellement pour les mécaniques de streaming. GEMA distribue les mécaniques trimestriellement et les redevances de performance deux fois par an. Le calendrier des CMO de Spotlight indique la prochaine date de distribution prévue pour chaque PRO et MRO avec lesquels vous êtes enregistré, afin que vous sachiez quand attendre de nouvelles données. Rester à jour avec les actualités de l'industrie musicale concernant les changements de distribution des CMO vous aide à anticiper les retards ou les mises à jour de processus qui pourraient affecter votre flux de redevances.

Songtrust Spotlight est un processus de configuration unique avec une maintenance continue. Une fois que vous avez terminé ces cinq étapes, le système fonctionne automatiquement. Vous devrez reconnecter votre compte distributeur si vous changez de distributeur, mettre à jour les métadonnées des œuvres lorsque vous publiez de nouvelles musiques ou corrigez des erreurs, et examiner périodiquement les écarts signalés. La plupart des auteurs-compositeurs consacrent 10 minutes par mois à la maintenance de Spotlight après la configuration initiale. Le bénéfice est une visibilité continue sur vos revenus de composition, une détection précoce des redevances manquantes et la capacité de protéger vos droits d'édition dans des dizaines de territoires sans vérifier manuellement le portail de chaque CMO. Pour les prochaines étapes, explorez les fonctionnalités de reporting de Spotlight pour identifier quelles œuvres sont vos meilleures sources de revenus, quels territoires sous-performent et où vous devriez concentrer vos efforts d'enregistrement.